Renforcez vos compétences à court terme

L'architecte astucieux devine la sculpture dans la pierre avant le premier coup de ciseau. Vous voyez d'emblée les choses dans leur ensemble et vous savez faire partager votre grand dessein autour de vous. Vous êtes un pro de la création de listes, mais il arrive quand même qu'un arbre puisse vous cacher la forêt. Nous sommes ici pour aider le leader que vous êtes à venir à bout de la montagne de détails qui s'accumulent chaque jour. Des conseils qui peuvent aider ceux qui tendent à s'appesantir sur le long terme à améliorer leur gestion du court terme. Allons-y !

Savoir déléguer et collaborer est essentiel pour atteindre des objectifs ambitieux. Créez une liste de tâches à déléguer !

Lorsqu'on a l'habitude de dresser de grands tableaux d'ensemble, il peut s'avérer difficile de mettre au point toutes les petites étapes nécessaires pour mener à bien un projet ambitieux. Apprendre à mieux collaborer et déléguer est donc essentiel. Et c'est là qu'une liste de travaux à externaliser révèle toute son utilité. Il suffit de déterminer les tâches pouvant être confiées à quelqu'un d'autre et de les rassembler sur une même liste. Former un collaborateur prendra du temps au début, mais vous permettra d'en gagner ensuite et vous laissera une chance de vous concentrer sur les tâches que vous seul pouvez réaliser. En portant votre liste de choses à déléger sur une Note Super Sticky Post-it® lignée, 102 mm x 152 mm, vous pouvez la garder partout sous la main. Dès que l'occasion de déléguer se présentera, vous serez prêt.

Venez à bout de vos tâches les plus importantes à l'aide de la règle du 1-3-5.

S'il vous arrive d'avoir du mal à vous concentrer sur vos tâches, grandes ou petites, au cours de la journée, la règle du 1-3-5 peut vous aider à être plus performant au quotidien. Chaque jour, donnez-vous pour objectif d'accomplir une tâche majeure, trois moyennes et cinq petites, et faites-en la liste sur une Note Super Sticky Post-it® lignée 102 mm x 152 mm. Puisque vous pouvez coller cette liste à l'endroit où vous la verrez le mieux, vous vous concentrerez plus facilement sur ces neufs éléments et vous éviterez d'être submergé par les tâches qui pourraient continuer à traîner sur de vieilles listes. Lorsque le choix se résume à ce qui est important, ce sont forcément les choses importantes qui avancent.

Si vous êtes expert dans l'art de reporter les choses à plus tard, la règle des deux minutes peut vous aider à réveiller votre productivité.

Personne n'est totalement immunisé contre l'envie de tout remettre à plus tard. Mais vous pouvez vous fier à la règle des deux minutes pour donner un coup de fouet à votre productivité. La règle des deux minutes aide à se mettre au travail si facilement qu'on ne peut pas dire non. C'est simple.

Pour chacune de vos tâches, posez-vous la question :

Est-ce que ça prendra moins de 2 minutes ? Si la réponse est oui, exécutez-la tout de suite.

Pour démarrer, parcourez votre liste de tâches et marquez toutes celles qui ne durent que deux minutes à l'aide d'un marque-pages Post-it® pour bien les voir, puis exécutez-les. Tous vos objectifs peuvent-ils être atteints en moins de deux minutes ? Évidemment, non. Mais une fois ces petites tâches éliminées, vous pouvez vous concentrer sur celles qui prendront plus de temps sans être distrait.

Divisez vos tâches en petites étapes simples.

Sur chaque liste de tâches, on trouve des éléments qui reviennent sans cesse. Ces choses que nous voulons faire, mais auxquelles nous ne nous attelons finalement jamais. Si vous avez noté « Faire du yoga » sur votre liste, mais que vous n'avez jamais fait de yoga, il sera beaucoup plus difficile de vous y mettre que si vous découpez la tâche en petites actions simples. Alors, attrapez vos Notes Super Sticky Post-it® lignées 102 mm x 152 mm, et faites une liste d'actions d'une simplicité quasi honteuse : rechercher sur Google les cours de yoga près de chez vous, s'inscrire en ligne et aller au cours le lundi à 18 h 00. Ça a l'air tout bête, mais l'étape la plus simple pour démarrer doit être la première sur votre liste.

Préparez votre liste de tâches la veille et démarrez la journée sur des chapeaux de roue.

Parfois, on n'a tout simplement pas le courage de commencer la journée par des listes. Alors, essayez ce truc : à la fin de la journée, écrivez les six tâches les plus importantes à réaliser le lendemain sur une Note Super Sticky Post-it® lignée, 102 mm x 152 mm. Numérotez-les par ordre de priorité et collez la note quelque part où vous ne manquerez pas de la voir le matin. Le lendemain, votre liste de la veille est prête à vous épauler toute la journée, une tâche après l'autre. À la fin de la journée, reportez tout ce qui n'a pas été fait en tête de la liste pour le lendemain. Faites l'essai pendant quelques jours et regardez votre productivité s'envoler.

Prenez l'habitude d'attaquer votre première tâche dès le début de la journée.

Pour suivre ce conseil, ne perdez pas un instant : attaquez le premier article de votre liste dès le début de la matinée lorsque vous êtes encore frais ! Pour bien démarrer la journée, vous devez d'abord venir à bout de votre tâche la plus lourde et la plus importante avant de passer à la suite. Il vaut toujours mieux anticiper plutôt que réagir. Pour cela, vous devez commencer par votre action la plus importante, avant même de vérifier vos e-mails, de lire les grands titres ou de répondre aux appels téléphoniques. Écrivez votre liste de tâches sur une Note Super Sticky Post-it® lignée 102 mm x 152 mm et marquez l'élément auquel vous vous attaquerez en premier à l'aide d'un marque-pages Post-it®. En définissant nettement vos responsabilités grâce à une liste bien visible et une première étape claire, vous viendrez à bout de vos priorités. Et vous ne pourrez plus jamais revenir en arrière.

Voilà donc six conseils utiles qui vous mettront chaque jour sur la voie de la réussite, tout en vous laissant faire ce à quoi vous excellez : avoir une vision d'ensemble et poursuivre des objectifs à long terme.

Sources :

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

http://lifehacker.com/5994155/make-your-to-do-list-more-doable-with-the-1-3-5-rule

https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule

https://blog.bufferapp.com/how-to-stop-procrastinating-by-using-the-2-minute-rule

http://www.fastcompany.com/3040420/why-our-brains-love-lists-and-how-to-make-better-ones

http://www.fastcompany.com/3021379/work-smart/the-amazing-history-of-the-to-do-list-and-how-to-make-one-that-actually-works

http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/02/five-best-to-do-list-tips/#2c17ecff51b5