Les bons outils aux bons endroits pour optimiser le travail collaboratif

Mike Vardy est un expert en organisation, travail collaboratif et productivité. Mike se fait appeler le Productivityist. Il est à la fois conférencier TEDx, auteur de plusieurs ouvrages, et animateur de podcast. La marque Post-it® a confié à Mike une mission de réorganisation des espaces de travail dans des environnements open space chez Stitch Fix à San Francisco, où il a travaillé avec leur équipe administrative sur la mise en place des outils adaptés pour optimiser les échanges entre collaborateurs.

Les conseils fournis par Mike chez Stitch Fix étaient propres à leurs besoins, mais les principes restent valables presque partout. Mike évoque ici ses « trucs » les plus utiles pour favoriser le travail collaboratif et les meilleurs outils pour les mettre en pratique, quelle que soit l'organisation concernée.

Mike pense que le travail collaboratif ne marche qu'avec des outils vraiment adaptés. « Pour Stitch Fix, l'avantage principal du film effaçable à sec Post-it® a été de permettre un travail collaboratif dans des espaces qui n'étaient pas précédemment adaptés, » affirme-t-il. « En leur montrant les avantages du film effaçable Post-it® dans le plus grand open space, j'ai habitué les collaborateurs à utiliser le film sur les tables et sur les murs, créant de ce fait un espace collaboratif central qui n'existait pas auparavant. Pour moi, ce qui fait la force des produits Post-it®, c'est leur polyvalence et leur adaptabilité, et les produits effaçables à sec démontrent parfaitement ces qualités-là.

Le fait d'avoir sous la main un Meeting Chart Post-it® permet de faire de la schématisation conceptuelle à n'importe quel endroit dans des espaces collaboratifs, » explique Mike. « Les équipes peuvent ainsi transformer n'importe quel espace en un espace collaboratif. Les Meeting Charts sont parfaitement adaptés à l'open space parce qu'ils permettent de disposer d'une surface d'affichage en toutes circonstances : la créativité et les idées sont décuplées lorsqu'on enlève les sources de contrariétés, ce que permettent les produits Post-it®.

Pour moi, l'essentiel c'est d'avoir les idées claires et bien organisées, un principe que j'applique à mes propres objectifs et projets, » rappelle Mike. « Afficher ses objectifs en les postant sur des Meeting Charts Post-it® ou sur des Big Notes Super Sticky Post-it® permet aux équipes de rester concentrées sur leurs priorités et la concentration favorise la créativité, c'est bien connu. Les équipes peuvent utiliser les Big Notes Super Sticky Post-it® pour organiser et visualiser leurs objectifs et leurs projets sur 10 ou 12 mois, puis pour les réorganiser au besoin (comme les fiches cartonnées que l'on utilise pour construire un storyboard). À une époque où l'on essaie de réduire au maximum les mètres carrés pour des questions de coût, les Meeting Charts Post-it® permettent aux équipes de se concentrer sur leurs priorités les unes après les autres.