Astuces pour les organisateurs les plus chevronnés

Êtes-vous un maître magicien ? Si oui, vous maîtrisez sans doute déjà l'art d'équilibrer des objectifs à long terme ambitieux et des tâches quotidiennes plus humbles, mais nécessaires. Vous gérez tout comme un chef, vous êtes un pro du classement par priorités, un gourou de l'organisation et un collaborateur de talent. Cependant, même le plus avisé des grands maîtres sait que la perfection n'est pas de ce monde.

Nous avons pour vous quelques conseils formidables dont même les professionnels les plus productifs pourront profiter et nous vous offrons quelques astuces qui feront de vous un organisateur toujours plus performant.

Divisez toutes vos tâches en quatre quarts et gagnez-y une vue claire de vos objectifs prioritaires.

Si vous êtes un pro de la création de listes, mais que vous êtes surchargé, la méthode des quarts peut vous aider à avoir une vue d'ensemble de vos tâches. Divisez vos tâches en quatre quarts égaux, par exemple avec des notes Super Sticky Post-it® grand format, qui vous offriront tout l'espace nécessaire et que vous pourrez coller n'importe où pour bien les voir. Donnez à vos quarts le nom que vous voudrez, mais ne dépassez pas ce nombre de quatre ! Pour avoir une idée de ce qu'ils doivent contenir, faites l'inventaire des listes de tâches des dernières semaines, de vos rendez-vous et de tout ce que vous avez pu noter dernièrement.

Une fois que vous avez cette vue d'ensemble, regroupez vos tâches, petites et grandes, en quatre catégories logiques. Cette technique devrait vous aider à planifier et à équilibrer l'ensemble de vos tâches et responsabilités quotidiennes et hebdomadaires, les produits Post-it® vous permettront de garder tous vos objectifs sous les yeux. Avec la méthode des quarts, non seulement vous venez à bout de toutes vos tâches, mais vous créez un système unique qui vous est propre.

Une frise chronologique vous aide à visualiser les prérequis et les échéances d'un seul coup d’œil.

Une frise chronologique est particulièrement efficace pour suivre un projet comportant de nombreuses sous-tâches qui ne peuvent débuter qu'une fois les autres achevées. Les meeting charts Post-it® sont tout indiqués pour cela. Dessinez une grille pour faire un calendrier, notez les étapes importantes sur les dates correspondantes et écrivez les tâches nécessaires pour franchir chaque étape sur des notes Super Sticky Post-it® de 100 mm x 100 mm. Placez les notes avec les tâches sur les jours du calendrier, par ordre de priorité. Vous pouvez les déplacer à votre gré ou les retirer lorsque la tâche est achevée, puisqu'elles se décollent et se recollent facilement. Grâce à ces références visuelles, vous voyez où en est votre projet et vous pouvez l'actualiser sans peine en temps réel. Vous gérerez vos projets plus efficacement que jamais, sans rater une seule étape.

Créez deux listes sur des notes placées côte à côte, l'une pour les rendez-vous et les réunions, l'autre pour les objectifs que vous leur fixez.

Même pour un vieux routier des listes, il est parfois difficile de classer les tâches importantes par priorité. À l'aide de Notes Super Sticky Post-it® de deux couleurs de 102 mm x 152 mm, divisez votre liste en deux. Sur la note de gauche, faites une liste chronologique de vos tâches, par exemple, les réunions, les conférences téléphoniques et les rendez-vous. Sur la note de droite, listez ce que vous espérez accomplir lors de ces événements, par exemple mettre au point un plan ou débattre d'une question spécifique. Après avoir écrit votre liste chronologique, ajoutez-y des tâches à faire aujourd'hui, par ordre de priorité. Lorsque vous aurez une minute, vous pourrez ainsi jeter un coup d’œil à la liste et voir quelles tâches vous pouvez régler entre deux rendez-vous ou déplacer. Si vous utilisez un agenda organiseur, transférez ces tâches sur des Notes Post-it® de 38 mm x 51 mm et collez-les sur le jour où elles doivent être exécutées. Vous pourrez facilement les déplacer si la date change.

Pour rester efficace et productif, il faut évoluer sans cesse, parfois en changeant de perspective pour rester maître de la situation. Maintenant que votre boîte à outils d'organisateur professionnel dispose de nouveaux outils, vous allez pouvoir venir à bout de tout ce que la journée vous réserve.

Sources :
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective